По данным исследовательского центра Superjob.ru, две трети россиян считают себя трудоголиками: грешат рабочими выходными, неоплачиваемыми переработками и неиспользованными днями отпуска. Бизнес-коучи и тренеры по тайм-менеджменту уверяют: высокая занятость не показатель успешности, скорее наоборот. Ровно век назад пятидневную 40-часовую рабочую неделю первым ввел на своих заводах легендарный Генри Форд, создатель Ford Motor Company. Совместно с другими мерами это привело к повышению производительности труда. В развитых странах тенденция к сокращению рабочего времени набирает обороты: французы, британцы и австралийцы в среднем проводят в офисах 35 часов, а голландцы и вовсе 21 час в неделю. В шведском Гетеборге тестируют трудовую пятидневку по шесть часов. **Эксперты призывают: хватит работать много, пора работать эффективно. **
«Обычно совещания длятся как минимум час, хотя в этом нет необходимости, — утверждает директор по производству компании Ernst & Young Линн Раттиган. — Сократите их до 40–45 минут. Вы удивитесь, но окажется, что люди способны излагать мысли кратко и по существу, когда они ограничены во времени».
«Собрания по поводу и без — обычное дело для больших компаний, — говорит Кристи Маккей, глава LifeSkills Barclays. — Выясните тему и план обсуждения. Если повестка за пределами вашей компетенции, смело отказывайтесь от участия».
«Заведите правило: начинайте совещания в назначенное время, даже если кто-то опаздывает, — советует Кристи Маккей. — Если отсутствуют ключевые участники, переносите собрание».
«Назначая встречу за встречей, вы лишаете себя возможности проанализировать их и сделать выводы, — предупреждает Эдвина Данн, директор компании по анализу социальных медиа Starcount. — Оставляйте окна между совещаниями, чтобы подвести итог и подготовиться к следующему. Только тогда от них будет эффект».
«Знаете, что грядущий консилиум — пустая трата времени? Назначьте полезную встречу на тот же час вне офиса. Организаторам совещания объясните, что обсудить проект с клиентом критически важно, а на общем собрании от вас толку нет», — рекомендует эксперт по личным финансам Анастасия Милькова.
Алла Шейло, телеведущая World Business Channel, терпеть не может планы и списки дел, поэтому предпочитает тренировать память и полагаться во всем только на нее. Техника проста и сложна одновременно. Перед сном сядьте в тишине и расслабьтесь. Вспомните, что вы делали в течение дня, но в обратной последовательности, начиная с текущего момента. Представьте все в мельчайших деталях: людей, действия, слова, эмоции. Метод требует большой концентрации и поначалу будет изрядно выматывать. Но уже через пару месяцев вы выбросите все блокноты и ежедневники за ненадобностью.
Келли Хоппен, дизайнер интерьеров и предпринимательница: «Весь день я за рулем — со встречи на встречу, от клиента в студию. У меня банально нет времени, чтобы что-то записывать, поэтому я все наговариваю на диктофон: план на день, заметки по текущим проектам и даже ответы для интервью».
Эдвина Данн, директор компании по анализу социальных медиа Starcount: «Вместо разлинованного ежедневника я использую обычный блокнот с чистыми страницами. В нем я рисую картинки и диаграммы. Так нагляднее и удобнее — меня ничто не ограничивает».
Людмила Болдырева, психолог и бизнес-коуч: «Мне больше всего нравится составлять не жесткий план на день, а общий — на неделю. Он более долгосрочный и дает возможность видеть стратегическое направление работы, не упуская тактических мелочей».
Софи Хабсон, редактор londonlovesbusiness.com: «Я использую таблицы Excel, чтобы правильно обозначить приоритеты. Утром трачу 15 минут на список дел, а затем двигаю позиции вверх и вниз в зависимости от важности. Для меня это единственный способ видеть четкую картину и не утонуть в десятках задач».
Тиа Грин,основатель и генеральный директор Nails Inc
«Нам часто кажется, что люди ожидают от нас мгновенного ответа, но это не так, — утверждает Синед Бантинг, директор по маркетингу рекрутингового агентства Monster. — Если вы не обещали кому-то, что будете доступны в определенный день и час или ответите на письмо, как только его получите, у окружающих нет оснований требовать от вас немедленного внимания, а у вас нет таких обязательств. Не бросайтесь отвечать на письма и звонки в неподходящее для вас время: если вопрос не срочный, он подождет».
«Порой наше время пожирают неэффективно построенные бизнес-процессы. Поделитесь проблемой с начальством, — призывает Кристи Маккей, глава LifeSkills Barclays. — Считаете, что два совещания в неделю стоит объединить в одно? Нерелевантная форма отчета тормозит весь отдел? Скажите об этом. Я обожаю, когда сотрудники приходят ко мне с предложениями, повышающими продуктивность команды».
«Это не всегда просто, но иногда необходимо, — считает Белинда Пармар, генеральный директор креативного агентства Lady Geek. — Если просьба, с которой к вам обращаются, не требует немедленного выполнения, попросите ее отложить. Или посоветуйте обратиться к коллеге, который компетентен в этой области. Поясните, что у вас большой объем непосредственных обязанностей и вы вынуждены обозначать приоритеты. Сделайте это вежливо, и претензий к вам не будет».
«Мой мобильный телефон всегда стоит на беззвучном режиме, я проверяю его через определенные интервалы времени, – делится Ельхам Сауди, директор Lawyers for Justice в Ливии. – В приветствии на автоответчике я прошу со всеми срочными вопросами звонить мне в офис. Вы не представляете, как редко это случается».
«Почта — черная дыра, пожирающая время, — уверена Софи Хобсон, редактор londonlovesbusiness.com. — Я проверяю ее в 12:30 и 16:00 — в мои непродуктивные часы, когда я не так эффективна в выполнении других задач».
«Нет ничего хуже этих маленьких окошек, которые всплывают на экране телефона или мониторе компьютера, — считает Мойра Суинбанк, генеральный директор благотворительной организации vInspired. — Мой ежедневник всегда со мной, а эти «напоминалки» раздражают и мешают сосредоточиться, так что я легко обхожусь без них».
«Офисы опен-спейс — недавнее изобретение, в сериале «Безумцы» сотрудники сидят по кабинетам, — констатирует Кристи Маккей. — Если нужно сконцентрироваться, найдите пустую переговорную. И попросите оборудовать в офисе тихую зону».
Людмила Болдырева, психолог и бизнес-коуч
«Известно, что физические нагрузки способствуют выработке эндорфинов, которые ответственны за ощущение счастья. Быстрая зарядка, прогулка или пробежка во время обеденного перерыва вернут вам спокойствие и повысят работоспособность», — советует Анастасия Романова, тренер спортклуба Hammer Gym.
«Исследования показали, что, регулярно добавляя в рацион рыбу и орехи, вы можете повысить общий уровень концентрации внимания всего за десять дней. Для перекуса держите пакетик орешков в ящике стола, а в обед отдайте предпочтение салату с тунцом или лососю на пару», — рекомендует диетолог Гемма Критчли.
«В рабочих имейлах все должно быть понятно сразу, чтобы получателю не пришлось ничего дополнительно уточнять и расспрашивать. Кстати, в своих письмах я всегда оговариваю, что ожидаю от человека ответа, либо прошу просто подтвердить получение письма. И никаких недопониманий!» — говорит Белинда Пармар, генеральный директор Lady Geek.
«Не лежите в постели, пробуя снова заснуть или витая в облаках, — сделайте что-нибудь полезное. Раннее тихое утро — подходящее время, чтобы рассортировать почту, продумать долгосрочный план действий или прочитать интересную статью», — призывает бизнес-ангел Дейл Мюррей, обладательница ордена Британской империи.
Софи Хобсон
Если телефон «глючит», скорее всего, ему просто не хватает памяти, чтобы обработать процессы. «Почистите» его с помощью специальных приложений. Например, Clean Master (для Android, бесплатно) и SYS Activity Manager Plus (для iPhone, $0,99). Они определят и устранят проблему.
Случайно удалили длинное сообщение? Потрясите iPhone из стороны в сторону. Этот прием равносилен «отмене» на компьютере.
Чтобы поставить точку в эсэмэс, не меняйте раскладку клавиатуры, а дважды нажмите пробел: смартфон поставит точку и пробел после нее и автоматически начнет следующее предложение с заглавной буквы.
Используйте поисковик как калькулятор. Введите два числа и вставьте знаки умножения — «*», деления — «/», сложения — «+», вычитания — «-». Нажмите Enter, чтобы узнать результат.
Введите номер рейса в поисковую строку. Нажав Enter, вы получите всю информацию: число, время, аэропорты вылета и прилета и даже терминалы.
Колесом мышки можно не только прокручивать документ, но и работать в браузере. Приемы подходят для Windows и Mac OS (для всех браузеров, кроме Safari).
Нажмите колесиком на любую ссылку — она откроется в новой вкладке (с Mac OS дополнительно нажмите Cmd на клавиатуре).
Нажмите колесиком на ярлык вкладки, чтобы закрыть ее (с Mac OS дополнительно нажмите Cmd).
Нажмите Ctrl (Cmd для Mac OS) и крутите колесико вверх-вниз, чтобы изменить масштаб страницы браузера.
Пользуйтесь шорткатами — разными сочетаниями клавиш. Для Mac OS вместо Ctrl нажимайте Cmd.
Ctrl + Z — отменить правку в тексте.
Ctrl + T — открыть новую вкладку, Ctrl + W — закрыть ее, Ctrl + Q — закрыть программу.
На Mac OS сочетание Cmd + Shift + 4 сделает снимок выделенной части экрана.
Ctrl + Shift + T — вернуть последнюю закрытую вкладку.