До появления сервисов мгновенных сообщений коммуникация с коллегами, партнерами и клиентами сводилась к электронной почте и телефонным звонкам. Теперь каналов связи появилось бесчисленное множество: можно отправить письмо по электронной почте, написать на Facebook, отправить сообщение в мессенджер или сразу в несколько. У такого разнообразия есть свои плюсы и минусы.
К преимуществам можно отнести ускорение коммуникации и получения обратной связи: мессенджеры постоянно отправляют пользователям уведомления, поэтому вероятность, что вы пропустите какое-то важное сообщение, сводится к нулю. Кроме того, вы всегда можете сразу ответить или получить ответ на свой вопрос. Однако в преимуществах кроются и недостатки.
Электронная почта, например, всегда создает временной буфер для подготовки ответа: задержкой в несколько часов или даже дней никого не удивишь. Когда дело касается мессенджеров, столь длительное ожидание удивляет, потому что каждый совершенно точно может узнать, получил ли адресат сообщение или нет. Кроме того, многие общаются в мессенджерах исключительно с друзьями и близкими. Этот способ общения ассоциируется у них с личной жизнью, поэтому они стараются не переносить туда рабочие вопросы.
Другая причина — постоянное напоминание о работе в мессенджерах не дает отвлечься даже после завершения трудового дня. Вот вам захотелось расслабиться с бокалом вина, а мессенджер снова возвращает вас в офис.
Какие вопросы уместно обсуждать в мессенджерах и существуют ли правила общения в них с коллегами? «Уместнее всего в чатах решать текущие рабочие вопросы. Сейчас в большинстве случаев коллеги уже привыкли обсуждать отдельные проекты в тематических диалогах. Мессенджеры заменили телефонные звонки или СМС, обеспечив пользователям более плотный и постоянный канал коммуникации, а учитывая то, что сейчас большинство мессенджеров пользуются технологией сквозного шифрования, можно не переживать за конфиденциальность переписки», — рассказывает Яна Рожкова, PR-менеджер Viber в России и странах СНГ. А вот обсуждать финансовые вопросы, а также согласовывать и утверждать проекты лучше в электронной почте — там все ваши сообщения фиксируются. Также старайтесь придерживаться одного канала связи и не строчить сотню сообщений сразу везде. Если на ваш email долго не отвечают, вежливо напомните о себе в мессенджере, но не начинайте пересказывать содержание письма — потом будет очень сложно восстановить хронологию переписки.
Конечно, сохранить деловой тон при столь тесном контакте довольно сложно: отчасти в этом и заключается задача мессенджеров — снизить градус формальности при обсуждении рабочих вопросов. Но не стоит выходить за рамки. Если хотите, чтобы переписка выглядела более дружелюбной, можете отправить коллеге стикер или смайлик, но не превращайте чат в анимационное шоу.