4 правила экономии времени

Как победить черные дыры, в которые бессмысленно утекают наши минуты, дни, недели и годы?
4 правила экономии времени
E-MAIL: все ли письма так важны?

Больше всего нас отвлекают от работы сигнал ICQ или уведомление о получении элект­ронных писем. Причем важных сообщений из всего объ­ема — не более 10 %! Профессор Марианна Лука­шен­ко, проректор Москов­ской финансово-промышленной академии, ведущий бизнес-тренер компании «Организация време­ни», подсказывает: «Чтобы не дер­гаться, отключите сигнал-напоминание и проверяйте поч­ту три раза в день — ­утром, до обеда и перед уходом. И ни­когда не занимайте чтением писем ту часть дня, когда вы работае­те наи­бо­лее плодотворно: для «жаворонков» это утро, для «сов» — вечер. Еще можно завести отдельный почтовый ящик для VIP-адресатов, куда будет стекаться небольшой объем важных сообщений».

ТЕЛЕФОН: звонки экономят ваше время или отвлекают?

Мелкие дела нужно организовывать так, чтобы они минимально отвлекали внимание. Психолог Эльмира Давыдова, директор кадрово-консультационной компании «Рекконс», объяс­няет: «Лучше один раз отвести на телефонные переговоры час, чем шесть раз в течение дня отрываться на 10-минутные звонки. Чтобы вас не беспокоили по пустякам, подключите автоответчик и определитель номера. И каждый раз решайте для себя, что важнее — звонок или дело, которым вы заняты».

ЗАВАЛ НА СТОЛЕ: все под рукой или под кипой бумаг?

Профессор Марианна Лука­шенко советует: «Человек может по-настоящему сосредоточиться лишь на одном объекте. В предсознании — «буфере» памяти, в «очереди на выполнение» могут стоять семь плюс-минус два дела. А вот наше подсознание может вмещать бесконечное их количест­во. Поэтому в рабочей области стола должен быть один главный предмет — например, компьютер, и не более семи-девяти второстепенных — пара папок с бумагами, две-три записки с напоминаниями, телефон, записная книжка, справочник. Чашкам, фотографиям, игрушкам — место на периферии стола, так же как перспективным планам и уже законченным проектам. Не стоит методично раскладывать все на свете по папкам и файлам — как ни странно, художественный беспорядок на столе экономит до 20 % времени, необходимого на поиск нужного документа».

БОЛТОВНЯ: всегда ли вы рады общительности коллег?

Как не отвлекаться на регулярные предложения «покурить» и «попить кофейку»? Марианна Лукашенко говорит: «Попробуйте технику красного флажка. Договоритесь с коллегами: когда у вас на столе стоит красный флажок (открытка или рам­ка), ближайший час беспокоить вас нельзя. Такое корпоративное правило-игра отлично работает, никого при этом не обижая». Если вас останавливают поговорить, не принимай­те предложения сесть — беседа точно затянется. Или носите с собой папку с документами — это даст собеседнику понять, что вы спешите по делу.