Glamour
Карьера
Отношения

Лайфхак: как работать меньше, но лучше

С утра — презентация, в обед — переговоры, вечером — совещание, ночью — подготовка отчетов. Чувствуете себя белкой в колесе вечного двигателя? Пора остановиться и понять, что вы делаете не так.

По данным исследовательского центра Superjob.ru, две трети россиян считают себя трудоголиками: грешат рабочими выходными, неоплачиваемыми переработками и неиспользованными днями отпуска. Бизнес-коучи и тренеры по тайм-менеджменту уверяют: высокая занятость не показатель успешности, скорее наоборот. Ровно век назад пятидневную 40-часовую рабочую неделю первым ввел на своих заводах легендарный Генри Форд, создатель Ford Motor Company. Совместно с другими мерами это привело к повышению производительности труда. В развитых странах тенденция к сокращению рабочего времени набирает обороты: французы, британцы и австралийцы в среднем проводят в офисах 35 часов, а голландцы и вовсе 21 час в неделю. В шведском Гетеборге тестируют трудовую пятидневку по шесть часов. **Эксперты призывают: хватит работать много, пора работать эффективно. **

Всех мы вместе соберем

Чтобы совещания перестали быть бесполезной тратой времени, следуйте этим пяти правилам.

1. Сократите время

«Обычно совещания длятся как минимум час, хотя в этом нет необходимости, — утверждает директор по производству компании Ernst & Young Линн Раттиган. — Сократите их до 40–45 минут. Вы удивитесь, но окажется, что люди способны излагать мысли кратко и по существу, когда они ограничены во времени».

2. Составьте план

«Собрания по поводу и без — обычное дело для больших компаний, — говорит Кристи Маккей, глава LifeSkills Barclays. — Выясните тему и план обсуждения. Если повестка за пределами вашей компетенции, смело отказывайтесь от участия».

3. Начинайте вовремя

«Заведите правило: начинайте совещания в назначенное время, даже если кто-то опаздывает, — советует Кристи Маккей. — Если отсутствуют ключевые участники, переносите собрание».

4. Делайте перерывы

«Назначая встречу за встречей, вы лишаете себя возможности проанализировать их и сделать выводы, — предупреждает Эдвина Данн, директор компании по анализу социальных медиа Starcount. — Оставляйте окна между совещаниями, чтобы подвести итог и подготовиться к следующему. Только тогда от них будет эффект».

5. Пойдите на хитрость

«Знаете, что грядущий консилиум — пустая трата времени? Назначьте полезную встречу на тот же час вне офиса. Организаторам совещания объясните, что обсудить проект с клиентом критически важно, а на общем собрании от вас толку нет», — рекомендует эксперт по личным финансам Анастасия Милькова.

Памятное событие

Первое, второе и третье правило успешных людей — составляйте план на день. Или найдите способ обойтись без него и ничего не забыть.

Алла Шейло, телеведущая World Business Channel, терпеть не может планы и списки дел, поэтому предпочитает тренировать память и полагаться во всем только на нее. Техника проста и сложна одновременно. Перед сном сядьте в тишине и расслабьтесь. Вспомните, что вы делали в течение дня, но в обратной последовательности, начиная с текущего момента. Представьте все в мельчайших деталях: людей, действия, слова, эмоции. Метод требует большой концентрации и поначалу будет изрядно выматывать. Но уже через пару месяцев вы выбросите все блокноты и ежедневники за ненадобностью.

Предпочитаете не напрягать память? Предлагаем еще четыре способа планирования.

Диктофон

Келли Хоппен, дизайнер интерьеров и предпринимательница: «Весь день я за рулем — со встречи на встречу, от клиента в студию. У меня банально нет времени, чтобы что-то записывать, поэтому я все наговариваю на диктофон: план на день, заметки по текущим проектам и даже ответы для интервью».

Блокнот

Эдвина Данн, директор компании по анализу социальных медиа Starcount: «Вместо разлинованного ежедневника я использую обычный блокнот с чистыми страницами. В нем я рисую картинки и диаграммы. Так нагляднее и удобнее — меня ничто не ограничивает».

Еженедельник

Людмила Болдырева, психолог и бизнес-коуч: «Мне больше всего нравится составлять не жесткий план на день, а общий — на неделю. Он более долгосрочный и дает возможность видеть стратегическое направление работы, не упуская тактических мелочей».

Таблицы Excel

Софи Хабсон, редактор londonlovesbusiness.com: «Я использую таблицы Excel, чтобы правильно обозначить приоритеты. Утром трачу 15 минут на список дел, а затем двигаю позиции вверх и вниз в зависимости от важности. Для меня это единственный способ видеть четкую картину и не утонуть в десятках задач».

Решение дополнительных вопросов и достижение опциональных целей — не то, за что вам платят жалованье. Определите три ключевые задачи, выполнение которых действительно важно для успеха — вашего и вашей компании. Они всегда должны быть у вас в приоритете.

Тиа Грин, основатель и генеральный директор Nails Inc

Ничего лишнего

Как выбраться из-под завалов рутины, лавины писем и волны чужих просьб, если вы не умеете говорить «нет».

Будьте менее доступны

«Нам часто кажется, что люди ожидают от нас мгновенного ответа, но это не так, — утверждает Синед Бантинг, директор по маркетингу рекрутингового агентства Monster. — Если вы не обещали кому-то, что будете доступны в определенный день и час или ответите на письмо, как только его получите, у окружающих нет оснований требовать от вас немедленного внимания, а у вас нет таких обязательств. Не бросайтесь отвечать на письма и звонки в неподходящее для вас время: если вопрос не срочный, он подождет».

Предлагайте альтернативное решение

«Порой наше время пожирают неэффективно построенные бизнес-процессы. Поделитесь проблемой с начальством, — призывает Кристи Маккей, глава LifeSkills Barclays. — Считаете, что два совещания в неделю стоит объединить в одно? Нерелевантная форма отчета тормозит весь отдел? Скажите об этом. Я обожаю, когда сотрудники приходят ко мне с предложениями, повышающими продуктивность команды».

Если не можете сказать «нет»,

скажите «не я» или «не сейчас»

«Это не всегда просто, но иногда необходимо, — считает Белинда Пармар, генеральный директор креативного агентства Lady Geek. — Если просьба, с которой к вам обращаются, не требует немедленного выполнения, попросите ее отложить. Или посоветуйте обратиться к коллеге, который компетентен в этой области. Поясните, что у вас большой объем непосредственных обязанностей и вы вынуждены обозначать приоритеты. Сделайте это вежливо, и претензий к вам не будет».

Как в старые добрые времена

Достижения технического прогресса порой отвлекают от работы, а не помогают в ней.

пользуйтесь автоответчиком

«Мой мобильный телефон всегда стоит на беззвучном режиме, я проверяю его через определенные интервалы времени, – делится Ельхам Сауди, директор Lawyers for Justice в Ливии. – В приветствии на автоответчике я прошу со всеми срочными вопросами звонить мне в офис. Вы не представляете, как редко это случается».

проверяйте почту дважды в день

«Почта — черная дыра, пожирающая время, — уверена Софи Хобсон, редактор londonlovesbusiness.com. — Я проверяю ее в 12:30 и 16:00 — в мои непродуктивные часы, когда я не так эффективна в выполнении других задач».

отключите уведомления и напоминания

«Нет ничего хуже этих маленьких окошек, которые всплывают на экране телефона или мониторе компьютера, — считает Мойра Суинбанк, генеральный директор благотворительной организации vInspired. — Мой ежедневник всегда со мной, а эти «напоминалки» раздражают и мешают сосредоточиться, так что я легко обхожусь без них».

найдите тихое место

«Офисы опен-спейс — недавнее изобретение, в сериале «Безумцы» сотрудники сидят по кабинетам, — констатирует Кристи Маккей. — Если нужно сконцентрироваться, найдите пустую переговорную. И попросите оборудовать в офисе тихую зону».

Счастливые часы

У человека есть два состояния: аптайм (повышенная работоспособность) и даунтайм (упадок сил). Они цикличны и сменяются примерно каждые полтора часа. Определите, когда на ваших биологических часах пики активности, и решайте сложные задачи в это время.

Людмила Болдырева, психолог и бизнес-коуч

Чуть-чуть считается

Делайте зарядку

«Известно, что физические нагрузки способствуют выработке эндорфинов, которые ответственны за ощущение счастья. Быстрая зарядка, прогулка или пробежка во время обеденного перерыва вернут вам спокойствие и повысят работоспособность», — советует Анастасия Романова, тренер спортклуба Hammer Gym.

Пересмотрите свой обед

«Исследования показали, что, регулярно добавляя в рацион рыбу и орехи, вы можете повысить общий уровень концентрации внимания всего за десять дней. Для перекуса держите пакетик орешков в ящике стола, а в обед отдайте предпочтение салату с тунцом или лососю на пару», — рекомендует диетолог Гемма Критчли.

Пишите четко и кратко

«В рабочих имейлах все должно быть понятно сразу, чтобы получателю не пришлось ничего дополнительно уточнять и расспрашивать. Кстати, в своих письмах я всегда оговариваю, что ожидаю от человека ответа, либо прошу просто подтвердить получение письма. И никаких недопониманий!» — говорит Белинда Пармар, генеральный директор Lady Geek.

Если вы проснулись рано, вставайте

«Не лежите в постели, пробуя снова заснуть или витая в облаках, — сделайте что-нибудь полезное. Раннее тихое утро — подходящее время, чтобы рассортировать почту, продумать долгосрочный план действий или прочитать интересную статью», — призывает бизнес-ангел Дейл Мюррей, обладательница ордена Британской империи.

И не забудьте, что... В выходные надо отдыхать

Когда я очень занята на неделе, меня преследует чувство вины за брошенных бойфренда, семью и друзей. Поэтому я стараюсь никогда не брать работу на выходные, а проводить их с близкими. И к понедельнику я полна сил для новых свершений.

Софи Хобсон

На короткой ноге

Еще один способ сэкономить время — оптимизировать работу с компьютерами и смартфонами. IT-специалист издательского дома Condé Nast Россия Илья Шаргородский делится профессиональными ноу-хау.

СМАРТФОН

Если телефон «глючит», скорее всего, ему просто не хватает памяти, чтобы обработать процессы. «Почистите» его с помощью специальных приложений. Например, Clean Master (для Android, бесплатно) и SYS Activity Manager Plus (для iPhone, $0,99). Они определят и устранят проблему.

Случайно удалили длинное сообщение? Потрясите iPhone из стороны в сторону. Этот прием равносилен «отмене» на компьютере.

Чтобы поставить точку в эсэмэс, не меняйте раскладку клавиатуры, а дважды нажмите пробел: смартфон поставит точку и пробел после нее и автоматически начнет следующее предложение с заглавной буквы.

GOOGLE

Используйте поисковик как калькулятор. Введите два числа и вставьте знаки умножения — «*», деления — «/», сложения — «+», вычитания — «-». Нажмите Enter, чтобы узнать результат.

Введите номер рейса в поисковую строку. Нажав Enter, вы получите всю информацию: число, время, аэропорты вылета и прилета и даже терминалы.

МЫШЬ

Колесом мышки можно не только прокручивать документ, но и работать в браузере. Приемы подходят для Windows и Mac OS (для всех браузеров, кроме Safari).

Нажмите колесиком на любую ссылку — она откроется в новой вкладке (с Mac OS дополнительно нажмите Cmd на клавиатуре).

Нажмите колесиком на ярлык вкладки, чтобы закрыть ее (с Mac OS дополнительно нажмите Cmd).

Нажмите Ctrl (Cmd для Mac OS) и крутите колесико вверх-вниз, чтобы изменить масштаб страницы браузера.

КЛАВИАТУРА

Пользуйтесь шорткатами — разными сочетаниями клавиш. Для Mac OS вместо Ctrl нажимайте Cmd.

Ctrl + Z — отменить правку в тексте.

Ctrl + T — открыть новую вкладку, Ctrl + W — закрыть ее, Ctrl + Q — закрыть программу.

На Mac OS сочетание Cmd + Shift + 4 сделает снимок выделенной части экрана.

Ctrl + Shift + T — вернуть последнюю закрытую вкладку.