Lifestyle

Lifestyle / Карьера

Лайфхак: как работать меньше, но лучше

С утра — презентация, в обед — переговоры, вечером — совещание, ночью — подготовка отчетов. Чувствуете себя белкой в колесе вечного двигателя? Пора остановиться и понять, что вы делаете не так.

По данным исследовательского центра Superjob.ru, две трети россиян считают себя трудоголиками: грешат рабочими выходными, неоплачиваемыми переработками и неиспользованными днями отпуска. Бизнес-коучи и тренеры по тайм-менеджменту уверяют: высокая занятость не показатель успешности, скорее наоборот. Ровно век назад пятидневную 40-часовую рабочую неделю первым ввел на своих заводах легендарный Генри Форд, создатель Ford Motor Company. Совместно с другими мерами это привело к повышению производительности труда. В развитых странах тенденция к сокращению рабочего времени набирает обороты: французы, британцы и австралийцы в среднем проводят в офисах 35 часов, а голландцы и вовсе 21 час в неделю. В шведском Гетеборге тестируют трудовую пятидневку по шесть часов. Эксперты призывают: хватит работать много, пора работать эффективно. 

Всех мы вместе соберем

Чтобы совещания перестали быть бесполезной тратой времени, следуйте этим пяти правилам.

1. Сократите время

«Обычно совещания длятся как минимум час, хотя в этом нет необходимости, — утверждает директор по производству компании Ernst & Young Линн Раттиган. — Сократите их до 40–45 минут. Вы удивитесь, но окажется, что люди способны излагать мысли кратко и по существу, когда они ограничены во времени».

2. Составьте план 

«Собрания по поводу и без — обычное дело для больших компаний, — говорит Кристи Маккей, глава LifeSkills Barclays. — Выясните тему и план обсуждения. Если повестка за пределами вашей компетенции, смело отказывайтесь от участия».

3. Начинайте вовремя 

«Заведите правило: начинайте совещания в назначенное время, даже если кто-то опаздывает, — советует Кристи Маккей. — Если отсутствуют ключевые участники, переносите собрание». 

4. Делайте перерывы

«Назначая встречу за встречей, вы лишаете себя возможности проанализировать их и сделать выводы, — предупреждает Эдвина Данн, директор компании по анализу социальных медиа Starcount. — Оставляйте окна между совещаниями, чтобы подвести итог и подготовиться к следующему. Только тогда от них будет эффект».

5. Пойдите на хитрость

«Знаете, что грядущий консилиум — пустая трата времени? Назначьте полезную встречу на тот же час вне офиса. Организаторам совещания объясните, что обсудить проект с клиентом критически важно, а на общем собрании от вас толку нет», — рекомендует эксперт по личным финансам Анастасия Милькова.

Памятное событие

Первое, второе и третье правило успешных людей — составляйте план на день. Или найдите способ обойтись без него и ничего не забыть.

Алла Шейло, телеведущая World Business Channel, терпеть не может планы и списки дел, поэтому предпочитает тренировать память и полагаться во всем только на нее. Техника проста и сложна одновременно. Перед сном сядьте в тишине и расслабьтесь. Вспомните, что вы делали в течение дня, но в обратной последовательности, начиная с текущего момента. Представьте все в мельчайших деталях: людей, действия, слова, эмоции. Метод требует большой концентрации и поначалу будет изрядно выматывать. Но уже через пару месяцев вы выбросите все блокноты и ежедневники за ненадобностью. 

Предпочитаете не напрягать память? Предлагаем еще четыре способа планирования.

Диктофон

Келли Хоппен, дизайнер интерьеров и предпринимательница: «Весь день я за рулем — со встречи на встречу, от клиента в студию. У меня банально нет времени, чтобы что-то записывать, поэтому я все наговариваю на диктофон: план на день, заметки по текущим проектам и даже ответы для интервью». 

Блокнот 

Эдвина Данн, директор компании по анализу социальных медиа Starcount: «Вместо разлинованного ежедневника я использую обычный блокнот с чистыми страницами. В нем я рисую картинки и диаграммы. Так нагляднее и удобнее — меня ничто не ограничивает».

Еженедельник

Людмила Болдырева, психолог и бизнес-коуч: «Мне больше всего нравится составлять не жесткий план на день, а общий — на неделю. Он более долгосрочный и дает возможность видеть стратегическое направление работы, не упуская тактических мелочей».

Таблицы Excel

Софи Хабсон, редактор londonlovesbusiness.com: «Я использую таблицы Excel, чтобы правильно обозначить приоритеты. Утром трачу 15 минут на список дел, а затем двигаю позиции вверх и вниз в зависимости от важности. Для меня это единственный способ видеть четкую картину и не утонуть в десятках задач».

Решение дополнительных вопросов и достижение опциональных целей — не то, за что вам платят жалованье. Определите три ключевые задачи, выполнение которых действительно важно для успеха — вашего и вашей компании. Они всегда должны быть у вас в приоритете.

Тиа Грин,
основатель и генеральный директор Nails Inc

Ничего лишнего

Как выбраться из-под завалов рутины, лавины писем и волны чужих просьб, если вы не умеете говорить «нет».

Будьте менее доступны

«Нам часто кажется, что люди ожидают от нас мгновенного ответа, но это не так, — утверждает Синед Бантинг, директор по маркетингу рекрутингового агентства Monster. — Если вы не обещали кому-то, что будете доступны в определенный день и час или ответите на письмо, как только его получите, у окружающих нет оснований требовать от вас немедленного внимания, а у вас нет таких обязательств. Не бросайтесь отвечать на письма и звонки в неподходящее для вас время: если вопрос не срочный, он подождет».

Предлагайте альтернативное решение

«Порой наше время пожирают неэффективно построенные бизнес-процессы. Поделитесь проблемой с начальством, — призывает Кристи Маккей, глава LifeSkills Barclays. — Считаете, что два совещания в неделю стоит объединить в одно? Нерелевантная форма отчета тормозит весь отдел? Скажите об этом. Я обожаю, когда сотрудники приходят ко мне с предложениями, повышающими продуктивность команды».

Если не можете сказать «нет»,
скажите «не я» или «не сейчас» 

«Это не всегда просто, но иногда необходимо, — считает Белинда Пармар, генеральный директор креативного агентства Lady Geek. — Если просьба, с которой к вам обращаются, не требует немедленного выполнения, попросите ее отложить. Или посоветуйте обратиться к коллеге, который компетентен в этой области. Поясните, что у вас большой объем непосредственных обязанностей и вы вынуждены обозначать приоритеты. Сделайте это вежливо, и претензий к вам не будет».

Как в старые добрые времена

Достижения технического прогресса порой отвлекают от работы, а не помогают в ней.

пользуйтесь автоответчиком

«Мой мобильный телефон всегда стоит на беззвучном режиме, я проверяю его через определенные интервалы времени, – делится Ельхам Сауди, директор Lawyers for Justice в Ливии. – В приветствии на автоответчике я прошу со всеми срочными вопросами звонить мне в офис. Вы не представляете, как редко это случается».

проверяйте почту дважды в день

«Почта — черная дыра, пожирающая время, — уверена Софи Хобсон, редактор londonlovesbusiness.com. — Я проверяю ее в 12:30 и 16:00 — в мои непродуктивные часы, когда я не так эффективна в выполнении других задач». 

отключите уведомления и напоминания

«Нет ничего хуже этих маленьких окошек, которые всплывают на экране телефона или мониторе компьютера, — считает Мойра Суинбанк, генеральный директор благотворительной организации vInspired. — Мой ежедневник всегда со мной, а эти «напоминалки» раздражают и мешают сосредоточиться, так что я легко обхожусь без них». 

найдите тихое место

«Офисы опен-спейс — недавнее изобретение, в сериале «Безумцы» сотрудники сидят по кабинетам, — констатирует Кристи Маккей. — Если нужно сконцентрироваться, найдите пустую переговорную. И попросите оборудовать в офисе тихую зону». 

Счастливые часы

У человека есть два состояния: аптайм (повышенная работоспособность) и даунтайм (упадок сил). Они цикличны и сменяются примерно каждые полтора часа. Определите, когда на ваших биологических часах пики активности, и решайте сложные задачи в это время.

Людмила Болдырева, психолог и бизнес-коуч

Чуть-чуть считается

Делайте зарядку

«Известно, что физические нагрузки способствуют выработке эндорфинов, которые ответственны за ощущение счастья. Быстрая зарядка, прогулка или пробежка во время обеденного перерыва вернут вам спокойствие и повысят работоспособность», — советует Анастасия Романова, тренер спортклуба Hammer Gym. 

Пересмотрите свой обед

«Исследования показали, что, регулярно добавляя в рацион рыбу и орехи, вы можете повысить общий уровень концентрации внимания всего за десять дней. Для перекуса держите пакетик орешков в ящике стола, а в обед отдайте предпочтение салату с тунцом или лососю на пару», — рекомендует диетолог Гемма Критчли. 

Пишите четко и кратко

«В рабочих имейлах все должно быть понятно сразу, чтобы получателю не пришлось ничего дополнительно уточнять и расспрашивать. Кстати, в своих письмах я всегда оговариваю, что ожидаю от человека ответа, либо прошу просто подтвердить получение письма. И никаких недопониманий!» — говорит Белинда Пармар, генеральный директор Lady Geek. 

Если вы проснулись рано, вставайте

«Не лежите в постели, пробуя снова заснуть или витая в облаках, — сделайте что-нибудь полезное. Раннее тихое утро — подходящее время, чтобы рассортировать почту, продумать долгосрочный план действий или прочитать интересную статью», — призывает бизнес-ангел Дейл Мюррей, обладательница ордена Британской империи.

И не забудьте, что... В выходные надо отдыхать 

Когда я очень занята на неделе, меня преследует чувство вины за брошенных бойфренда, семью и друзей. Поэтому я стараюсь никогда не брать работу на выходные, а проводить их с близкими. И к понедельнику я полна сил для новых свершений.

Софи Хобсон

На короткой ноге

Еще один способ сэкономить время — оптимизировать работу с компьютерами и смартфонами. IT-специалист издательского дома Condé Nast Россия Илья Шаргородский делится профессиональными ноу-хау.

СМАРТФОН

GOOGLE

МЫШЬ

Колесом мышки можно не только прокручивать документ, но и работать в браузере. Приемы подходят для Windows и Mac OS (для всех браузеров, кроме Safari). 

КЛАВИАТУРА

Пользуйтесь шорткатами — разными сочетаниями клавиш. Для Mac OS вместо Ctrl нажимайте Cmd. 
Кайли Дженнер, Адель, Бейонсе и еще 50 девушек, которые умеют обходиться без макияжа Кайли Дженнер, Адель, Бейонсе и еще 50 девушек, которые умеют обходиться без макияжа
Как сегодня могли бы одеваться героини сериала «Секс в большом городе» Как сегодня могли бы одеваться героини сериала «Секс в большом городе»
50 идей маленьких и лаконичных татуировок 50 идей маленьких и лаконичных татуировок
Les Belles de Nina: мини-сериал Nina Ricci и Glamour, часть 3 Les Belles de Nina: мини-сериал Nina Ricci и Glamour, часть 3
Клейкая лента, утягивающее белье и другие хитрости звезд Клейкая лента, утягивающее белье и другие хитрости звезд
Не родись красивой: знаменитые красавицы до и после пластической хирургии Не родись красивой: знаменитые красавицы до и после пластической хирургии
Мисс бикини: 40 лучших Instagram-фото звезд в купальниках Мисс бикини: 40 лучших Instagram-фото звезд в купальниках

Битвы

Кейт Миддлтон 0%

Дрю Бэрримор 0%

VS

Самое интересное на Glamour

подписка на
Glamour
Glamour
на вашем планшете
и смартфоне
Glamour
shopping
facebook

Glamour Россия
в Facebook

vkontakte

Glamour Россия
в Vkontakte

Twitter

Glamour Россия
в Twitter

youtube

Видео-канал
Glamour Россия

instagram

Glamour россия
в instagram

Instagram
google+

Glamour россия
в google+