Lifestyle

Lifestyle / Карьера

5 уроков тайм-менеджмента

Эксперт по тайм-менеджменту Глеб Архангельский раскрывает Glamour секреты управ­ления своим личным и рабочим временем.

ОТДЫХАЙТЕ ПОСЛЕ ОБЕДА

В японском языке есть особое слово, обозначающее смерть от переутомления на работе — «кароши». В 2005 году от нее пострадало 115 япон­цев. Чтобы не проследовать за ними к праотцам, пересмотрите свой рабочий распорядок. У человека есть два пика активности, обусловленные биологическими часами — с 9 до 12 и с 16 до 19 часов. С 12 до 16 трудовой порыв идет на спад, поэтому в это время не на­значайте важных встреч и отмените дела, требующие концентрации. Недаром британский премьер-министр Черчилль сделал дневной сон обязательным пунктом своего расписания, и будить его разрешалось только в случае нападения на страну. Пятнадцати минут сна достаточно, чтобы мозг успел освежиться, а организм получил заряд бодрости.

Если строгое начальство не позволяет вам выспаться на работе, устраивайте в конце каждого часа или полутора деся­тиминутный перерыв. Если работа связа­на с людьми — посидите на кухне в ти­шине, если анализировали цифры — позвоните подруге и обсудите что-нибудь эмоциональное: вчерашний фильм или платье Моники Беллуччи на Московском кинофестивале. Имейте в виду: чем резче переключение, тем выше потом будет ваш КПД.

СТРОЙТЕ РЕАЛИСТИЧНЫЕ ПЛАНЫ

Когда вы настроены позитивно и в хорошем настроении, день пролетает незаметно. Чтобы легче втянуться в рабо­ту, создайте себе «якорь» — этот термин из психологии означает какую-то деталь, музыку, цвет или действие, связанное с определенным эмоциональным состо­янием. Например, по дороге на переговоры слушайте энергичную или агрес­сивную музыку, при интеллектуальной работе — легкую инструментальную или классику. Любимую музыку оставьте для отдыха. Или пейте на работе только кофе и апельсиновый сок, а в свободное время — зеленый чай и фруктовые коктейли. Непременное условие удачного рабочего дня — четкий план. Но не относитесь к нему как к закону — это лишь желаемый путь развития событий, от которого возможны отступления. Разбивайте задачи на «жесткие», привязанные к конкретному времени, «гибкие», которые нужно выполнить в течение дня, и «затратные», которые требуют много времени и сил, но не имеют жесткой временной привязки.

«Жесткие» встречи, например с кли­ентами, — это каркас дня, на который нанизываются все остальные дела. Планируя их, резервируйте время на дорогу и организационные нестыковки, перед выездом уточняйте, как найти офис, ­нужно ли заказать пропуск, следует ли захватить с собой ноутбук — это сэко­номит время. В группе «гибких» задач выделяйте красным маркером две-три самые важные, горящие проблемы и начинайте работу со списком именно с них. Причем записывайте не абстрактно «провести совещание», а сразу формулируйте цель — «дать толчок новому проекту, распределить задания по отделам». Используя сильные, действенные глаголы, вы ориентируйте себя на результат. Так, мой клиент, заместитель начальника одного из отделов РАО ЕЭС, рассказывал на тренинге: «Я постоянно слышу от подчиненных: «Я отдал договор на согласование...», но меня интере­сует не то, отдал ли подчиненный его или нет, а добился ли  со­гласования».

Для решения дел последней, «затратной», категории используйте метод «швейцарского сыра»: выполняйте проект не в логическом порядке, а в произволь­ном, «выгрызая» из разных мест малень­кие или самые приятные кусочки. Через некоторое время в вашем «сыре» будет столько «дырок», что «доесть» его будет несложно. На­пример, одна участница моего тренинга в Новосибирске все никак не могла сесть за диссер­тацию, хотя материала было достаточно. В списке задач на неделю она написала «оформить титуль­ный лист», и дело пошло.

НЕ ОТКЛАДЫВАЙТЕ ДО ПОСЛЕДНЕГО

У каждого из нас есть висящие дела — при встрече с ди­ректором узнать о судьбе нового проекта, обновить список рассылки, сдать дубленку в химчистку. Эти задачи не горят, но тормозят развитие долгосрочных проектов. Чтобы не забыть о них в суматохе дел, разбейте их на группы, привязанные к месту или определенному чело­веку — «у начальника», «в бухгалтерии», «по дороге домой». Также мож­но раз­бить их на группы по обстоятельст­вам — «когда одобрили проект», «когда шеф в хоро­шем настроении». Один мой клиент, важный босс, завел в электронной почте папку «Когда не хочется работать» и складывал туда поручения подчиненным без жесткого срока исполнения. Когда на­ступал «момент лени», он просматривал папку и зво­нил со­трудникам, напоминая, что «шеф никогда ничего не забывает». Вы можете записывать такие дела на стикеры и переносить в органайзере со дня на день, пока не случится оказия. Вы избавитесь от дел, которые никак не реализуются, оставляя у вас ощущение «недоделанности».

А вот для решения важных проблем я рекомендую ме­тод «лягушки» — так в тайм-менеджменте называются неприятные, но требующие решения задачи: переговорить с упрямым клиентом, подписать заявление на отпуск у шефа, записаться, наконец, к зубному. Один коллега рассказал, как он решил проблему с налоговой инспекцией. Вопрос был несрочный, но откладывать до бесконечности его было нельзя. Он разделил огромную «лягушку» на много маленьких кусочков — прописал целых сто шагов: «купить конверт», «найти в справочнике адрес налоговой», «надписать конверт» и т. д. И каждое утро вычеркивал по пять пунктов. Через месяц вопрос был закрыт. Следуйте испанской поговорке: «Каждое утро съедайте лягушку: если не съесть ее с утра, она будет портить вам настроение весь день». 

НЕ РАСПЫЛЯЙТЕСЬ ПО МЕЛОЧАМ

Начальник спешит поделиться свежими мыслями, коллега просит совета, секретарь переключает по­сторонний звонок... Если сложить вместе эти минуты и прибавить к ним внутренние отвлекающие моменты — «попить кофе», «найти в интернете песню», «позвонить домой», то окажется, что вместе они отнимают если не половину, то как минимум четверть рабочего времени. Действенный метод борьбы с воришками — хрономет­раж. Возьмите блокнот и каж­дые полчаса записывайте, чем вы занимались с точностью до пяти минут. Например, 9:15 — зава­рила чай, 9:25 — начала делать отчет, 9:30 — открыла и стала читать почту, 9:35 — зашла Маша, обсудили ее новые туфли, 10:15 — вернулась к отчету.

В конце дня проставьте напротив каждо­го отрезка времени — «продуктивная работа» или «поглотитель времени». Просуммируйте последние (если вы отвлекались на что-то меньше пяти минут, ставьте галочку, а в конце сложите галочки, умножив сумму на две-три минуты) — и вы получите среднюю цифру «украденного времени».

Моя клиентка Любовь Юлис, коммер­ческий директор «Комстар — Объединен­ные ТелеСистемы», придумала «стратеги­ческую картонку». На лист цветной или плотной бумаги выпишите стратегиче­ские цели и важные задачи, жест­ко не привязанные к конкретному дню. Туда же перепишите актуальные на день или неделю контакты — чтобы каждый раз не рыться в e-mail и ежедневнике. Внизу картонки оставьте свободное поле под «идеи» и «темы для размышления». Начинайте день с просмотра «стратегической картонки» — она будет напоминать вам о целях, и вы не утонете в текучке.

Еще один недооцененный резерв — время в транспорте или командиров­ке.Читайте или слушайте аудиокниги, как президент Путин по пути в Кремль, работайте над материалами к докладу или просто отдыхайте, полностью отклю­чившись от работы. Возвращаясь из коман­дировки, возьмите за привычку состав­лять небольшую «карточку города»: выписывайте на листок или в отдельный файл названия и адреса хороших гости­ниц, ресторанов, стоимость проезда в такси и другие важные детали, вроде «в Петербурге метро закрывается в полночь», «в Нью-Йорке до аэропорта без пробок ехать сорок минут, а с пробка­ми — полтора часа». Это сэкономит время в следующей поездке.

ЧЕТКО ОПРЕДЕЛЯЙТЕ ПРИОРИТЕТЫ

Мой клиент, ректор известной российской бизнес-школы, жаловался, что у него слишком много дел и за всем не уследить — руководство вузом, научная деятельность, аспиранты, поездки за рубеж, строительство дачи... Если даже доктор наук и специалист по менеджменту не всегда может сориенти­роваться в хаосе задач, то что говорить о нас, простых смертных. Но если принять за факт три простые аксиомы, ле­жащие в основе тайм-менеджмента, то все сразу встанет на свои места.

Первое: жизнь дана человеку один раз, и то, чем вы ее наполните, зависит только от вас. 

Второе: время — это материал, из которого сделана жизнь. Любой другой ресурс в ходе жизни может теряться и приобретаться, и только время тратится. За вычетом сна у нас остается всего триста-четыреста тысяч часов. Во временном смысле никто из людей не миллионер. 

Третье: время и поступки человека в нем ­необратимы.

Эти три факта не позволяют мне бездействовать. Ведь цель тайм-менедж­мен­та — не превратить вас в «машину для экономии времени», а помочь изыскать временные ресурсы и пустить их на то, что вам действительно важно. Выделите ключевые области вашей жизни, главные русла, в которых течет ваше время — карьера, образование, семья, друзья, увлечения, здоровье или собст­венный бизнес, и нарисуйте дерево, где каждое из них — самостоятельная ветвь. Ее длина и мощь определяются тем, сколько времени вы уделяете каждой сфере. Так вместо листопада мелких хаотичных дел вы получите ясную картину вашей жизни и поймете, какие области требуют больше времени и усилий. И результат не заставит себя ждать — в скором времени вы увидите реальные плоды своих трудов. 

Кайли Дженнер, Адель, Бейонсе и еще 50 девушек, которые умеют обходиться без макияжа Кайли Дженнер, Адель, Бейонсе и еще 50 девушек, которые умеют обходиться без макияжа
50 идей маленьких и лаконичных татуировок 50 идей маленьких и лаконичных татуировок
Как сегодня могли бы одеваться героини сериала «Секс в большом городе» Как сегодня могли бы одеваться героини сериала «Секс в большом городе»
Клейкая лента, утягивающее белье и другие хитрости звезд Клейкая лента, утягивающее белье и другие хитрости звезд
Такая разная: аромат для переменчивых натур Такая разная: аромат для переменчивых натур
Les Belles de Nina: мини-сериал Nina Ricci и Glamour, часть 4 Les Belles de Nina: мини-сериал Nina Ricci и Glamour, часть 4
Мисс бикини: 40 лучших Instagram-фото звезд в купальниках Мисс бикини: 40 лучших Instagram-фото звезд в купальниках
Не родись красивой: знаменитые красавицы до и после пластической хирургии Не родись красивой: знаменитые красавицы до и после пластической хирургии

Битвы

Кейт Миддлтон 0%

Дрю Бэрримор 0%

VS

Самое интересное на Glamour

подписка на
Glamour
Glamour
на вашем планшете
и смартфоне
Glamour
shopping
facebook

Glamour Россия
в Facebook

vkontakte

Glamour Россия
в Vkontakte

Twitter

Glamour Россия
в Twitter

youtube

Видео-канал
Glamour Россия

instagram

Glamour россия
в instagram

Instagram
google+

Glamour россия
в google+